Event-менеджмент: Бюджетные трудности и рентабельность мероприятий

Azavista.com, 27.02.2014 12:52
Просмотров: 4825

Введение

Azavista опросила 400 организаторов из агентств и предприятий со всего мира. 
2013 год добавил оптимизма в индустрию встреч: компании начали наращивать свои программы и проводить мероприятия, которые были позабыты во время рецессии.  Тем не менее этот тренд наблюдается не везде, подтверждая “ассиметричное восстановление” региональных экономик.

Текущая и прогназируемая ситуация ивент-индустрии и сектора бизнес- путешествий в большей степени отражает эволюцию глобального финансового состояния, когда наибольший рост развития замечен в наиболее экономически- развитых странах. Тем не менее, факты указывают на большую вероятность того, что путь рынка к восстановлению, несмотря на его ассемитричность, продолжиться и в следующем году.В данном исследовании мы стремились определить серьезность бюджетных проблем, с которыми часто сталкиваются организаторы, а так же выявить корреляцию между этими проблемами и измерением ROI. Распространенна ли практика измерения рентабельности мероприятий? Служит ли это решением? 

Организаторы повсеместно сталкиваются с последствиями текущей экономической ситуации. Это было подтверждено практически 60-ю процентами респондентов, которые заявляют о сокращении бюджета в течение последних 2-3 лет. Большинство этих респондентов так же заявили о сокращениях более чем в 20% от первоначального бюджета. Более чем 1/3 опрошенных, которые  были организаторами 20+ мероприятий в год, отметили, что 70% событий стали организовываться внутри страны.

Рентабельность мероприятий (Event ROI)

Предприятия придерживаются тенденции удерживать затраты и управлять рабочими процессами на внутреннем уровне. Вместе с этим, большинство респондентов назвали нехватку кадров, времени и ресурсов основными проблемами при планировании.

Находясь под пристальным наблюдением, сейчас как никогда, мероприятия требуют тщательного  измерения ROI для обоснования бюджета и стратегической важности этих событий. Несмотря на это, опрос показывает противоположное: около 70% опрошенных не измеряют рентабельность своих мероприятий. Мы полагаем, что этот показатель будет уменьшаться год за годом, так как  организаторам требуется все больше обоснований при борьбе с бюджетными сокращениями.

Измерение ROI - это целый комплекс процедур. Каждое событие имеет свои переменные и стандартизированные методы, которые затруднительно применить ко всем параметрам. В этом опросе мы идентифицировали основные методы, которыми пользуются организаторы для измерения рентабельности и успешности событий.  Самые популярные из них:    

  1. Анализ контента в соц.медиа
  2. Мониторинг продаж
  3. Опросы
  4. Посещаемость
  5. Освещение в медиа
  6. Вовлеченность работников
  7. Принудительное посещение или участие?
  8. Оценка деятельности участников и организаторов
  9. Посещаемость сайта
  10. Затраты или возможности?
  11. Измерение дополнительных выгод от бизнес-контактов, установленных во время события 

Тот факт, что многие компании все чаще предпочитают для своих мероприятий внутренний рынок, но в то же время имеют  недостаток профессиональных кадров, приводит к осложнениям в достижении поставленных целей в установленные сроки. Принесут ли пользу подобные сокращения ресурсов и персонала? Это требует тщательно проверки для каждого мероприятия, так как может сильно повлиять на конечный результат.

Технологии

Опрос Azavista так же выявил, что уровень внедрения технологий в индустрии ивент-менеджмента достаточно низок. Почти 50% опрошенных не используют никаких инструментов. 160 из 400 респондентов используют инструменты для регистрации, 10% также пользуются инструментами поиска постващиков и работы с RFP, а 15% используют мобильные приложения и инструменты при работе с отчетностью.

Элементы события

При планировании мероприятия некоторые элементы являются особенно важными. Azavista попросила организаторов оценить основные элементы по степени их важности для успеха мероприятия. В результате мы получили следующий рейтинг:

  1. Содержание и спикеры
  2. Вовлеченность
  3. Посещаемость
  4. Креативность

Содержание мероприятия и заявленные спикеры заслуженно занимают первое место. Эти элементы могут повлиять не только на посещаемость и вовлеченность, но и на качество информации и знаний, которые определят поведение участников и посетителей после мероприятия.  

Другие вызовы

Сокращения бюджета - не единственная проблема, с которой сталкиваются организаторы. В ходе опроса Azavista выявила еще 5 наиболее распространненых вызовов, которые приходится принимать организаторам:

  1. Контроль бюджета и затрат: На снижающийся бюджет возлагаются все бóльшие ожидания.
  2. Ограниченные ресурсы и рабочая сила: Высокая нагрузка и минимум кадров, чтобы с ней справиться.
  3. Время и логистика:  Поиск максимально удобного для большинства участников времени и места.
  4. Посещаемость: Уменьшение количества отмен участия в последние минуты и достижение  высокого уровня посещаемости.
  5. Местоположение: Поиск площадки, подходящей как для отечественных, так и иностранных участников.

Результаты

Результаты опроса Azavista показывают, что организаторы мероприятий не акцентируют внимания на оценке возврата инвестиций, вложенных в мероприятие. Azavista полагает, что эта тенденция вскоре изменится, так как бюджет становится все меньше, а требования к организаторам растут.

Измерение рентабельности мероприятия может помочь в обосновании бюджета, увеличить шансы на общий успех мероприятия и избежать ошибок в будущих проектах. Кроме того, внедрение технологий и онлайн-инструментов также находится на низком уровне, но стремительное сокращение ресурсов и кадров, рано или поздно, приведет  к тому, что организаторы начнут использовать технология для увеличения эффективности работы.

ИТОГИ:

  1. В опросе учавствовали 400 ивент-организаторов из агентств и предприятий со всего мира
  2. 70%  из них не измеряют рентабельность мероприятия
  3. Только 10% пользуются электронными приложениями поиска поставщиков и RFP
  4. 15%  используют мобильные приложения
  5. 40% используют инструменты ивент-регистрации
  6. 82% не знают о существовании подобных инструментов и приложений
Компания: Azavista.com
Комментарии